Электронный документооборот ЭТЛАС : эффективное решение как для крупного, так и для малого бизнеса

0
150

Правильное управление документами делает доступ к важной информации быстрым и простым, поскольку обеспечивает единую точку доступа. С добавлением сканирования документов государственное учреждение становится лучше оснащенным для управления, сотрудничества, создания и распространения информации. По мере того как число документов продолжает расти, электронный архив объединяет бумажные и электронные файлы, позволяя компании модернизировать, повысить уровень эффективности работы и обеспечить безопасность записей.

Системы электронного документооборота

Российский разработчик систем автоматизации atlas-soft.ru предлагает систему электронного документооборота «ЭТЛАС», которое в электронном виде управляет созданием, хранением и контролем документов. Программа позволяет только авторизованным пользователям получать доступ к документам для выполнения своих обязанностей. Функции программного обеспечения для управления документами обычно включают в себя управление рабочим процессом, документами, создание изображений и поиск текста.

Оборудование, входящее в состав системы электронного документооборота, представляет собой сканер, который снимает электронные изображения документов. Если управляющее программное обеспечение содержит оптическое распознавание символов (OCR), программа может автоматически индексировать отсканированные документы и сохранять текст, найденный в изображении. Сочетая OCR с интеллектуальным распознаванием символов (ICR), программное обеспечение автоматически собирает дополнительные данные, что упрощает поиск документа по условиям поиска.

Преимущества системы

Из основных выделяют:

1. Оптимизация управления документами. Как только ЭДО отсканирует документ, он немедленно становится доступным для уполномоченного персонала в компании. Электронные документы уменьшают потребность в хранении бумажных копий с использованием системы организации с высоким риском человеческой ошибки.

2. Эффективность сотрудников. Несколько человек могут получить доступ к электронным файлам одновременно, что избавляет от необходимости ксерокопировать или обмениваться документами.

3. Экономьте время и сокращайте расходы. Хотя в государственных учреждениях никогда не будет бумажных документов, система электронного документооборота может помочь сэкономить бумагу и сократить отходы. Например, распространение электронного документа по электронной почте или в общей папке перед собранием может устранить необходимость в подготовке файлов, включающих копии соответствующих документов для каждого сотрудника.

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here